Cómo ser más productivo en la era de las distracciones tecnológicas
El presentismo supone un coste entre 1.100 y 3.300 euros anuales por empleado
Se les señala como el trío de la improductividad en el trabajo: los emails, las llamadas telefónicas y las reuniones lastran la eficiencia de muchos trabajadores. A eso hay que añadir nuevas distracciones que han llegado al mundo laboral con la revolución tecnológica, como son las consultas de WhatsApp y en las redes sociales. Y también están los pequeños entretenimientos que existen de toda la vida: las micropausas para tomar un café, un desayuno o un almuerzo; o alargar el tiempo de la comida; o salir a fumar un cigarrillo. Esto último es lo que siempre se ha conocido como la cultura del presentismo. Y, entre tantos estímulos e interrupciones, al final de la jornada hay mucho tiempo perdido, o muchas veces robado, según como se mire.
Diversos estudios lo tienen calculado. Por ejemplo, la avalancha indiscriminada de email que reciben muchos trabajadores, las llamadas telefónicas insistentes y las largas reuniones improductivas pueden llegar a ocupar el 65% del tiempo de trabajo, según datos de la consultora McKinsey. También el VIII Informe de Adecco sobre absentismo estima que el presentismo (tomar un café, ausencias por tabaquismo, distracciones con internet, el móvil...) afecta a un 6% de trabajadores en España, es decir a un millón, que pierden en ello entre 15 y 45 minutos de media cada día, lo que supone un coste entre 1.100 y 3.300 euros anuales por empleado.
Desde luego, esas nuevas distracciones tecnológicas han arraigado en un buen terreno de cultivo ya que en nuestro país tradicionalmente siempre se ha dicho que trabajamos más horas que los demás, somos menos productivos y hacemos gala de una gran cultura del presentismo. Sólo hay que echar un vistazo a las cifras: según Eurostat, España tiene una productividad del 31,5% por hora trabajada, lo que supone la mitad que en Noruega (79,9%), Suiza (57,9%) y Dinamarca (55,3%), por ejemplo. Y aunque el hecho de que la productividad por trabajador esté por primera vez por debajo de la media de la Unión Europea se debe más bien a factores estructurales (por ejemplo, una economía atomizada por pequeñas y medianas empresas), lo cierto es que hay que reconocer una realidad de nuestro carácter: «Al igual que en otros países mediterráneos y latinos, necesitamos socializarnos, necesitamos tener amigos en el trabajo y hablar de fútbol, de una película o de lo que hemos hecho el fin de semana. Los nórdicos y los alemanes solo van a trabajar y no pierden el tiempo en esas cosas», explica Carlos Martínez, presidente de IMF Business School.
El 65% del tiempo de trabajo se dedica a email, llamadas y reuniones
Ese matiz típicamente latino puede tener buenos o malos resultados según el prisma con el que se mire, como sugiere Javier Blasco, director de Adecco Group Institute. «A veces —advierte— con un café mantienes una reunión informal con tu equipo. Cuidado con cargarnos la socialización y las relaciones interpersonales en el trabajo porque muchas veces gracias a esos contactos sacas lo mejor de una persona». Por eso propone dar un giro radical: «En los tiempos modernos tenemos que cambiar muchos clichés mentales. Han cambiado muchos elementos de distracción por las nuevas tecnologías, por eso la productividad ya no solo se puede medir a través del tiempo de trabajo. También hay que tener en cuenta la competencia técnica de la persona, sus aspectos motivacionales y la flexibilidad». Y lo ilustra con ejemplos: «Una persona que ha estado 8 horas frente a un ordenador puede ser menos productiva que otra que en ese mismo periodo de tiempo ha salido un par de horas a comer y a recoger a su hijo al cole».
Sea como fuere, lo cierto es que las distracciones están a la orden del día en muchos trabajos, sobre todo en aquellos con más carga intelectual, en oficinas o en empresas de servicios: las consultas triviales de los compañeros, mirar constantemente el correo electrónico o luchar por vaciar la bandeja de entrada, echar más de un vistazo al móvil, whatsapear cada cinco minutos... O por ejemplo, la mensajería instantánea que salta en muchas pantallas. «Genera ansiedad y la necesidad de responder inmediatamente. Muchas veces se consultan dudas, que no son urgentes, a otros compañeros que se distraen. Eso es mejor hacerlo por email para que otra persona responda cuando pueda», afirma Tomás Santoro, fundador de Suma CRM.
Reuniones improductivas
«Algunos de estos comportamientos pueden ser adictivos», advierte Carlos Martínez. Lo más difícil es volver a recuperar la concentración en la tarea que se estaba realizando. «Hay estudios que demuestran que se tarda 15 minutos en retomar el hilo de lo que se estaba haciendo», cuenta. Y al final eso pasa factura: «Invertimos cada día entre dos horas y dos horas y media en esas pequeñas cosas, lo que supone que tengas que alargar tu jornada ese tiempo», afirma Martínez.
El presentismo supone un coste entre 1.100 y 3.300 euros anuales por empleado
Y por último están las reuniones, muchas veces maratonianas e improductivas. ¿Forman parte del trabajo o son otra distracción más para perder tiempo? Según Santoro , «el 50% de las reuniones no son necesarias y del otro 50% que sí lo son, solo se precisa los primeros 30 minutos». «Una reunión per se no es una pérdida de tiempo, pero sí la reunionitis que no tiene un guión, una duración prevista ni se sabe qué se va a tratar», asegura Javier Blasco.
Cómo evitar los entretenimientos
Puede resultar difícil pero no imposible evitar las distracciones en el trabajo, o por lo menos reducirlas a su mínima expresión. Hay empresas que han establecido normas para el acceso y uso de internet y del correo electrónico, o han limitado el tiempo de duración de las reuniones. También existen otras herramientas para organizar el trabajo como metodologías ágiles, app o software como el CRM, que contiene toda la información y conversaciones con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa. Incluso se pueden adquirir pequeñas pautas de disciplina, sugiere Carlos Martínez: hacer una lista de tareas que esté siempre a la vista, planificar los trabajos según sus prioridades, evitar hacer varias cosas a la vez, silenciar el móvil y los avisos de email en la pantalla, mirar el correo electrónico dos veces en la jornada... Aunque todos coincide que ofrecer mayor flexibilidad a los trabajadores y trabajar por objetivos ayuda mucho a aprovechar los tiempos y ser más eficientes.
Reuniones: El instituto tecnológico ITAM de México estima que solo el 50% de las reuniones son productivas y de estas solo los primeros 30 minutos.
Llamadas telefónicas: El 11% del trabajo lo dedicamos a interrupciones como las llamadas. Las que recibimos se pueden gestionar a través del buzón de voz y silenciando el teléfono.
Interrupciones: Se calcula que nos interrumpen 56 veces al día y en cada interrupción empleamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de dos horas al día.
Emails: La empresa australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 emails a la semana y consulta la bandeja de entrada 36 veces cada hora.
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