Las formas más comunes de perder el tiempo en el trabajo

¿Por qué no me voy a mi hora?

Son las 18.00 horas y ya deberías ir saliendo de la oficina pero, vaya, hoy tenías que entregar un informe sin falta y no has podido terminarlo. Es posible que el trabajo fuera demasiado enrevesado como para finalizar a la hora prevista y requieras de un tiempo extra para acabarlo mañana aunque también, reconozcámoslo, puede ser que hoy hayas estado más distraído de la cuenta y otros quehaceres te hayan apartado de lo realmente importante. Si el tuyo es el segundo caso, no te quedará más remedio que cargar con las consecuencias y permanecer en tu puesto para terminar antes de que acabe el día.

¿Te suena de algo? España está a la cabeza de Europa en número de horas trabajadas al año algo que, ni mucho menos, significa que nuestro esfuerzo sea mayor que el de los trabajadores de otros países. Para Carlos Martínez, director general de IMF Business School, es nuestro «carácter latino» lo que hace que, con frecuencia, los españoles utilicen su espacio de trabajo para fomentar las relaciones sociales, «algo que jamás ocurriría en países como Alemania». «Socializar es muy bueno, tiene muchas ventajas, como un clima laboral bueno y gran ambiente de trabajo, pero la consecuencia es que pasamos más horas en la oficina. Ojo, esto no significa que trabajemos más que otros, sino que distribuimos peor nuestro tiempo».

Redes Sociales

Aunque, como indica Carlos Martínez, un buen uso de las redes sociales puede ser altamente útil para nuestra compañía, lo cierto es que son pocos los españoles que utilizan sus cuentas de Facebook y/o Twitter para promocionar su empresa. Subir fotos del fin de semana, comprobar qué han estado haciendo nuestros amigos o compartir en la red de microblogging las últimas novedades informativas es más que habitual entre no pocos empleados que, además, no perciben como una pérdida de tiempo real el invertir unos pocos minutos en este tipo de quehaceres.

¿Debe prohibirse, entonces, el uso de redes sociales en la empresa? Esta medida puede ser, en palabras del director del IMF, un tanto extremista, una opinión muy en la línea de la que mantiene también la presidenta de la Asociación Española de Economía Digital, Elena Gómez del Pozuelo quien, en una entrevista para este diario, aseguró que «prohibir las redes sociales es una tontería», puesto que son parte de la nueva «era digital» que estamos viviendo.

Correo electrónico

Hay quien tiene, dice Carlos Martínez, una «dependencia absoluta» del correo electrónico. «Muchas personas pueden llegar a mirar su e-mail hasta 25 veces en una hora sin ni siquiera darse cuenta. Esa ansiedad por saber si alguien nos ha escrito nos hace perder demasiado tiempo», apunta el experto.

Para acabar con esta dependencia, el director del IMF aconseja llevar a cabo una planificación y proponernos, por ejemplo, chequear nuestra bandeja de entrada tan solo al final de la mañana o, en caso de que tengamos mucha ansiedad, cada dos horas.

WhatsApp, un ladrón de tiempo

Estar en un grupo multitudinario de WhatsApp puede ser, en ocasiones, tremendamente perjudicial para nuestra productividad. «Hay grupos en los que, sin darte cuenta, llegas a recibir hasta cien mensajes en media hora», dice el director general del IMF. «Lo peor de todo esto es que ya tenemos interiorizado que mirar de vez en cuando nuestro teléfono es un comportamiento normal. Salimos a tomar café, comemos con nuestros amigos... siempre encontramos un minuto para mirar el móvil. Exactamente lo mismo hacemos en el trabajo». WhatsApp, dice el experto, «es uno de los mayores ladrones de nuestro tiempo. El hecho de mirar el móvil cada poco puede suponer una pérdida de productividad brutal».

Y esto, ¿tiene solución? «Evidentemente, la empresa no debe limitar el uso de WhatsApp, pero sí concienciar a los trabajadores de lo que significa engancharse a esta «app». La gente no es consciente de la cantidad de tiempo que puede llegar a perder, ni siquiera se ha parado a pensarlo. Si lo supieran, se lo pensarían dos veces».

Los compañeros de trabajo

No hay nada peor para nuestra productividad que un compañero de trabajo pesado. ¿Nunca has tenido uno? Son esos que no tienen mucho que hacer y cuya dedicación no es otra que contarnos al detalle sus anécdotas, planes de fin de semana, o el último aparato eléctronico que han adquirido con la paga extra.

En opinión de Carlos Martínez, solo hay una forma de evitarlo: «que las cargas de trabajo sean equilibradas» De este modo, todos los trabajadores tendrán los mismos quehaceres y estarán ocupados pues, si hay gente ociosa con poco que hacer, se dedicará a entretener al resto y, por nuestro afán de ser sociables, acabaremos perdiendo nuestro preciado tiempo».

Reuniones de trabajo

Para nuestro experto, el excesivo gusto de los españoles por las reuniones de trabajo supone también una clara merma en nuestra productividad. El problema, dice Carlos Martínez, «no está en el hecho de reunirse, sino en la falta total de planificación en este tipo de encuentros. Es más que habitual que en una reunión cada uno hable cuando le apetezca y no haya una estructura fija. Si hubiera una planificación, todo sería mucho más rápido y las reuniones serían, con total seguridad, más efectivas y breves».

¿Qué día producimos menos?

Parece lógico que los días en que menos productivos somos en la oficina son, cómo no, los lunes por la mañana y los viernes por la tarde. «Los lunes tenemos que comentar con nuestros compañeros todo lo que hemos estado haciendo durante el fin de semana, el partido de fútbol del día anterior, la película que fuimos a ver al cine el sábado... Los viernes, por su parte, hablamos de lo que vamos a hacer, los planes que hemos encontrado por la capital, las ganas que tenemos de descansar...». Socializar, al fin y al cabo.

Un problema de cultura laboral

¿Llegará el momento en que no tengamos que pasarnos las horas muertas «calentando la silla»? Para Carlos Martínez, «es imprescindible que demos un giro a nuestra cultura laboral. Hoy por hoy, tendemos a pensar que permanecer en el puesto de trabajo guarda relación con el hecho de ser más productivo, pero estamos totalmente equivocados. Lo que debemos hacer es modificar la organización, conseguir que los empleados vendan su trabajo y no su tiempo».

En este sentido, Martínez destaca cómo el teletrabajo se perfila como una de las grandes soluciones a estas constantes pérdidas de tiempo: «Lo ideal es pagar al trabajador por lo que consigue, no por el tiempo que tarda en hacerlo. Estoy seguro de que los problemas de productividad tocarían a su fin con el teletrabajo como modelo pues, ahí, está nuestro problema y no de la empresa si nos entretenemos con otras cosas».

En España, el 22% de las empresas cuenta ya con programas de teletrabajo según el INE (Instituto Nacional de Estadística) quien, además, pone de manifiesto cómo trabajar en casa aumenta la productividad entre un 5% y un 25% respecto a los que trabajan 40 horas en la oficina.