Oficina al gusto del trabajador
Las empresas se reciclan para adaptarse a las nuevas necesidades. Las tendencias actuales apuestan por ofrecer un menú de espacios entre los que el empleado elige según sus necesidades
Actualizado: GuardarCada persona dedica nada menos que un tercio de su vida al trabajo. Y, en su mayoría, entre cuatro paredes: cerca de un 70% de la población se gana el sueldo en una oficina. Así, para muchos, el escritorio y la silla se convierten en una prolongación del salón de su casa. Y como tal hay que hacérselo sentir al empleado. Los estudios indican que un puesto de trabajo ergonómico -adaptado a las necesidades y confortable- mejora el rendimiento del individuo entre un 20 y un 25%. De esta forma, «invertir en diseño es invertir en productividad», defienden los expertos.
«El suelo es un recurso muy caro y las personas, un elemento de valor añadido en una organización, y tienen que sentirse có-modas», afirma Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa experta en la proyección de espacios y fabricante de mobiliario. «Cada vez son más las compañías especializadas en diseñar espacios por su importancia en la retención de talentos», añade Francisco Vázquez, presidente de 3G Office, firma de servicios integrados orientados a la empresa.
Proyectar una oficina es «como confeccionar un traje a medida», en palabras de Vázquez. El primer paso será estudiar a conciencia las necesidades de cada organización: la cantidad de documentos de archivo, la labor que desempeña cada empleado, el número de reuniones que se celebran, trabajos en grupo, material informático...
«Hay que analizar el espacio global», apunta Agromayor. Porque los tiempos cambian y las oficinas evolucionan con ellos. El puesto de trabajo convencional -donde a cada empleado le corresponde un lugar fijo, con su ordenador y teléfono- es ya el pasado. De la mano de las grandes multinacionales europeas y americanas se impone en España un innovador concepto: el flexible office. Es decir, una sede corporativa con «un menú de espacios» entre los que poder elegir «a la carta» según las exigencias de cada momento.
El flexible office es la respuesta a una nueva forma de trabajar: el flexible working. «Antes el trabajo era muy administrativo y de mesa, ahora se mueve mucho más», señala Vázquez. Según un estudio realizado hace tres años en el Reino Unido, el flexible worker reparte su tiempo entre un 35% en casa, un 45% en el exterior (aeropuertos, coche, clientes...) y un 20% en las oficinas centrales. Esto reduce en cerca de un 50% las dimensiones de las sedes, con el ahorro de suelo que ello conlleva.
Además, cuando el flexible worker llega a la empresa ya no de-manda un espacio específico y concreto para él. Sus necesidades ahora son otras. «El desk-sharing -un puesto de trabajo es compartido por varias personas que trabajan en distintos turnos- es una de las alternativas más extendidas», afirma Agromayor.
El vocabulario del oficinista se amplía con nuevos términos que corresponden a diferentes estancias: plug & work (conéctate y trabaja), silent areas (cuartos de silencio), clubes, cabinas de teléfonos, oficinas privadas, áreas de reuniones, cuartos de proyectos... «Es el sistema de no territorialidad: no existen zonas personalmente asignadas, sino una elaborada oferta de diferentes puestos de trabajo que permite adaptar mejor los espacios a los procesos y dinámicas», añade Agromayor.
La tendencia actual apuesta por áreas abiertas para potenciar la comunicación y evitar el aislamiento. Así son frecuentes las mesas corridas, sin separaciones, donde cualquier trabajador puede conectar su ordenador. Esta distribución, no obstante, presenta el problema de la falta de confidencialidad, que se salva instalando pequeñas salas adicionales donde el empleado pueda mantener una conversación privada o buscar la concentración.
En equipo
Además, el 50% del trabajo que se realiza hoy día es en equipo, lo que exige zonas diferenciadas donde desarrollar proyectos comunes. Algunas compañías optan por salas que varían de forma cambiando sencillos paneles separadores según el número de personas que se reúnan y la tarea que vayan a desempeñar.
Los análisis de firmas especializadas como 3G Office revelan otro dato significativo: el porcentaje de reuniones se ha incrementado un 40% en las empresas. Hay más: el 60% de los encuentros no están programados y el 80% consta de cuatro miembros. De estas cifras se extraen dos conclusiones: ya no son necesarias las clásicas habitaciones amplias de reuniones -donde se desaprovecha el espacio- y, al tener un carácter informal, el lugar de celebración puede ser más cómodo y flexible que el tradicional.
Por eso, en los últimos años «se están potenciando» las áreas de café. «Tienen una funcionalidad múltiple porque sirven de sala de reuniones informales, de punto de encuentro de los trabajadores, de área de descanso e incluso como puesto adicional de trabajo», señala Francisco Vázquez. Es el conocido como club, un espacio con un diseño colorido, moderno y hasta divertido que se ha convertido en uno de los elementos claves del flexible office.
Y, al mismo tiempo que evoluciona la distribución, las oficinas se humanizan. Las empresas se preocupan cada vez más por diseñar puestos de trabajo confortables física y psicológicamente para sus contratados a través del estudio de la iluminación, los colores, la temperatura, la acústica... El director de tecnología del grupo Lledó, Jan Riha, resalta la importancia de la luz natural en el lugar de trabajo. «Es necesaria para controlar el ritmo vital. Si no se tiene, con el paso de los años el ritmo se altera y puede llegar a provocar malestar, generar estrés, insomnio...», explica. Cuando no sea suficiente, debe combinarse con focos artificiales que iluminen «no sólo el suelo sino también los elementos de la arquitectura» para dar una mayor sensación de amplitud. Según el experto, una mala iluminación influye negativamente en la concentración de los trabajadores y en su rendimiento, y provoca dolores de cabeza y daños en la vista. Evitar los deslumbramientos y los reflejos son otros de los puntos a tener en cuenta en la colocación de las fuentes de luz.
Tonos vivos
El decorado de las oficinas ha cambiado el gris por los tonos vivos. Los expertos aconsejan incluir diferentes colores en las paredes con el objetivo de no saturar la mente de quienes desarrollan su jornada laboral. Además, es una buena oportunidad para incorporar las tonalidades corporativas que definen a la empresa. No obstante, el conjunto debe resultar armónico, evitando los fuertes contrastes. Por otro lado, se tiende a incorporar elementos propios de una vivienda -como lámparas, sofás...- con el fin de que el trabajador se sienta como en casa.
El equipamiento también tiene que responder al nuevo concepto de oficinas. La silla debe ser ergonómica (dotada de giro, movilidad, regulación de altura del asiento, del respaldo y del reposabrazos), la mesa tiene que medir 160 cm de longitud y 80 cm de profundidad y se recomienda el color claro o madera, y mate. El ordenador debe estar situado sobre la mesa principal y frente a la persona, con espacio suficiente a los lados para trabajar con papeles. Es conveniente tener la zona ordenada, y para ello el mercado ofrece una amplia gama de productos para archivar documentos en poco espacio.
Todo suma para hacer de la oficina un lugar atractivo donde desarrollar la creatividad y rendir al máximo.